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Qual é o melhor momento para transferir a contabilidade e como proceder?

22 de janeiro de 2020
Qual é o melhor momento para transferir a contabilidade e como proceder?
Tempo de leitura: 4 minutos

Os contadores executam uma função essencial para a realização de uma gestão empresarial de qualidade em uma organização. Por esse motivo, se ele não estiver correspondendo às suas expectativas, é o momento de procurar uma nova empresa e transferir a contabilidade.

Pode se configurar um verdadeiro divisor de águas, contar com uma assessoria contábil que seja uma parceira estratégica no dia a dia do negócio ao contribuir nas tomadas de decisões gerenciais, pois a falta dessa afinidade profissional pode gerar erros fatais para o seu negócio.

Entretanto, essa é uma atitude muito necessária para assegurar que as obrigações fiscais, tributárias e contábeis da organização sejam entregues e que o negócio permaneça crescendo de forma saudável.

Pensando nisso, neste post, falaremos sobre alguns pontos que uma pessoa deve analisar para trocar um contador e como deve ser feito esse procedimento. Confira!

Quais pontos devem ser analisados ao transferir a contabilidade?

Existem situações que devem ser analisadas. Caso aconteçam frequentemente, o recomendado é que seja feita a troca de contator. A seguir, conheça algumas delas.

Documentos extraviados ou com dados errados

Extraviar documentos ou enviá-los com informações equivocadas estão entre os erros mais graves que os contadores podem cometer, pois poderão ocasionar em penalidades e multas que em alguns casos acabam tendo valores superiores do que o próprio tributo pago.

Dentre tais equívocos, podemos encontrar:

  • envio de declarações com atraso;
  • cálculo de tributos com erros;
  • preenchimento e envio de obrigações acessórias de forma incorreta;
  • elaboração errônea de demonstrativos e relatórios financeiros ou contábeis.

Haverá a possibilidade do Fisco conceituar a ação como crime contra a ordem tributária, dependendo da falha, e ocasionar até mesmo a prisão do responsável.

Já quando um documento é extraviado, é porque ele foi enviado para um local errado, foi tornado público ou perdido, apresentando informações sigilosas do negócio — como faturamento, dados bancários, dados pessoais da empresa etc.

Falha no cumprimento dos prazos

Cumprir prazos das obrigações tributárias e contábeis exigidas pelo fisco é mais importante do que muitos empresários pensam. O atraso em algumas tarefas pode comprometer todo o fluxo de trabalho da organização, ocasionando na determinação de multas altas pelo Fisco, conforme falamos acima.

As obrigações legais da organização englobam vários prazos diferentes, mas é primordial que o contador gerencie todos eles de forma eficiente, a fim de evitar pagamentos em cima da hora ou até mesmo depois do vencimento.

Necessidade de cobrança constante

Um bom profissional contábil não precisa ser cobrado frequentemente pelo cliente para que faça as suas tarefas. A contratação de serviços contábeis presume que será garantida uma contabilidade em dia, para que o gestor possa manter o foco na administração do seu negócio.

Logo, se o empreendedor ainda precisar ficar gerenciando os prazos com o contador, emitindo alertas e exigindo atividades, saiba que é possível trocá-lo por uma empresa de contabilidade mais experiente e com profissionais mais responsáveis.

Como deve ser feita a transferência da contabilidade?

Confira o contrato atual

É primordial ficar de olho no contrato atual. Como empresário, você sabe que esse passo é muito importante para seu relacionamento com qualquer parceiro, incluindo o novo contador. Se a empresa de contabilidade não enviar o documento, faça a solicitação ao contador, pois ele deverá assegurar que os serviços serão prestados de acordo com o que foi negociado.

Pesquise, conheça e crie laços com a nova empresa

Faça um convite ao novo contador para realizar uma visita ao negócio e ficar por dentro do organograma de empresa e de seus processos empresariais. Uma visita pode ajudar para que o profissional entenda qual é a informação gerencial mais importante para o negócio.

Vá ao escritório contratado para analisar a estrutura da equipe e de trabalho. Aproveite para saber:

  • se ele conta com um bom software de gestão contábil;
  • se terá um funcionário responsável pelo seu negócio;
  • qual será a frequência com que o contador se reunirá com você;
  • se os relatórios emitidos pelo contador vão atender às necessidades de sua organização;
  • qual o tempo de mercado e a reputação da empresa de contabilidade;
  • se possui uma equipe multidisciplinar, capaz de assessorá-lo em todas as necessidades do empreendimento.

Comunique a empresa atual

Faça um protocolo de transferência de toda a documentação em poder do escritório de contabilidade. Nele, deve estar incluído:

  • a relação de processos em andamento;
  • os balancetes mensais do exercício corrente;
  • a documentação contábil e fiscal arquivada;
  • a situação atualizada de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais.

É essencial que você envie um comunicado de mudança de escritório de contabilidade ao contador que será desligado, a fim de que ele também possa se organizar para transferir a contabilidade da forma correta.

Solicite as informações de regularidade fiscal

A decisão de transferir a contabilidade deve sempre ser muito bem equilibrada e normalmente ocorre após sucessivos erros ou descontentamentos profissionais. Como acontece com o Médico ou o Advogado, normalmente o paradigma que se quebra para de fato ocorrer a mudança é a confiança.

Portanto, é recomendável que ao mudar de contabilidade você contrate junto ao seu novo contador um levantamento da regularidade fiscal, contábil e até mesmo trabalhista de sua organização nos últimos cinco anos.

Ao final do trabalho a sua nova assessoria contábil poderá emitir certidões negativas, que atestam que não há dívidas em aberto junto ao fisco. Caso estejam positivas, mostrarão quais tributos ou obrigações acessórias estão em atraso. Assim, será possível assegurar que o antigo contador não se esqueceu de nenhuma obrigação fiscal da organização e realizou as suas atividades conforme o regime de tributação.

Agora que você sabe quando e como transferir a contabilidade do seu negócio sem atrapalhar a gestão de sua empresa, procure um escritório que melhor atenda às suas necessidades. Lembre-se de que é muito importante respeitar o contador atual e tentar resolver a situação da melhor forma possível.

Seguindo essas dicas práticas, você evitará a necessidade de encontrar um tempo, em sua rotina cheia, para resolver as dores de cabeça ocasionadas pela má escolha de um escritório de contabilidade.

Agora que você sabe quando trocar de contador e como transferir a contabilidade, não perca mais tempo: entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!

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