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Tributário

5 documentos fiscais que toda empresa precisa ter!

12 de dezembro de 2018
5 documentos fiscais que toda empresa precisa ter!

Ter um CNPJ e emitir documentos fiscais em cada venda não garante que o seu negócio esteja de acordo com as obrigações que a legislação impõe. Isso porque ela abrange uma série de declarações, informações e prazos aos quais as empresas devem atentar.

O objetivo central das fazendas públicas é fiscalizar todos os contribuintes e arrecadar os tributos. Cada vez mais são criadas obrigações acessórias que geram uma verdadeira teia de informações, cuja a ausência de transmissão ou o cumprimento após o prazo legal possui uma multa que muitas vezes tem valor superior até mesmo do que o próprio imposto pago.

Portanto, é essencial que você desde o início da construção do negócio tenha uma assessoria como a Lafs, que não só zela para que todas as obrigações sejam cumpridas no prazo. como também é um verdadeiro parceiro com soluções inteligentes e uma consultoria empresarial customizada.

Para evitar possíveis problemas, confira quais são os principais documentos que você precisa transmitir e armazenar para não ser autuado pelo Fisco. Vamos lá?

1. Obrigações acessórias

É de se imaginar que obrigações acessórias pela literalidade da palavra seja algo sem relevância, como os brincos e cordões que são acessórios que vivemos tranquilamente na nossa vida sem utilizá-los, se assim desejarmos. No mundo das empresas, as obrigações acessórias – que de acessória não tem nada – são documentos e declarações pelo qual as fazendas públicas tomam ciência do dia a dia da empresa.

A Legislação tributária criou uma centena de obrigações acessórias, que são exigidas de acordo com o regime tributário e atividade da empresa, de tal modo que o empresário que não conta com uma assessoria tributária no apoio e cumprimento destas obrigações está fadado a sofrer penalidades e prejuízos financeiros.

Uma das obrigações acessórias mais conhecidas são as notas fiscais, que sua falta gera um transtorno grande, seja no sentido da exigência da emissão do próprio documento ou para apuração dos tributos incidentes sobre a operação.

Mas as obrigações da empresa que demandam maior controle, organização, tempo, e sobretudo, experiência técnica para seu cumprimento são as declarações. Todas as declarações exigidas possuem um prazo pré determinado e sanções com multas em dinheiro se cumpridas de maneira errada ou após o prazo.

Inclusive, a depender do regime tributário as multas são de no mínimo R$ 500,00 por mês de atraso.. Ou seja, é possível que uma só declaração não transmitida por 1 ano gere um prejuízo com multa de R$ 6.000,00.

Você não vai querer correr esse risco, não é verdade? Avalie se não chegou a hora de dar um upgrade no seu empreendimento e contar com uma contabilidade como a LAFS, que além da sua experiência e estrutura, conta com um auditor de transmissão das declarações de todos os clientes, diminuindo riscos com ausência de envio ou inconsistência de informação.

2. Alvará de funcionamento

O Alvará de Funcionamento é uma autorização, quando provisória, e licença, quando permanente. Esse documento indica que o negócio ou empresa está autorizado a funcionar, desde que seja emitido pela prefeitura ou outro órgão governamental municipal, confirmando que o local da instalação está apto a receber a atividade.

O processo de validade não termina após ser expedido. Segundo as regras estabelecidas no município, deve ser renovado com alguma frequência e regularizando conforme as mudanças que são exigidas como, por exemplo, rampa de acesso, banheiros para deficientes, elevadores ou outros requisitos. Caso não seja renovado, o estabelecimento funcionará irregularmente.

3. Inscrição estadual, municipal e CNPJ.

Todas as três inscrições são emitidas apenas uma vez. Cada contribuinte possui um número específico pelo qual o fisco reconhece suas operações no dia a dia empresarial.

A empresa deverá fazer a inscrição conforme o tipo de atividade. Se for comércio ou indústria, o registro é realizado na Secretaria Estadual da Fazenda; já se for empresa prestadora de serviço terá a inscrição junto às unidades municipais, como a Secretária Municipal de Finanças. Dessa forma, o Estado saberá para qual unidade serão destinados os impostos do estabelecimento.

Também há casos de empresas que possuem as inscrições no estado e no município, como os Petshop, que comercializam os produtos pets como rações e remédio e oferecem o serviço de banho e tosa.

Já o CNPJ é como se fosse o CPF de uma pessoa jurídica. Para a empresa realizar operações como compra, venda, nota fiscal ou parcerias com outras empresas, é fundamental apresentar essa documentação para o início das operações.

4. Escrituração fiscal

Após a instituição do sistema de escrituração digital (SPED), a Receita Federal deu um upgrade na sua fiscalização, uma vez que o cruzamento das informações apresentadas pelos contribuintes cada vez mais são mais rápidos e a identificação de erros, inconsistências e até mesmo fraudes mais eficaz.

É por meio do SPED  que as empresas enviam ao governo suas escriturações, seja a contábil através (ECD) a Fiscal Digital pela (EFD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Com a criação destas obrigações as escriturações que antes eram realizadas em livros de papéis, ficaram totalmente digitais.

Por meio delas, as empresas enviam diretamente aos órgãos de fiscalização todo o seu registro contábil. Como qualquer relatório de contabilidade, as escriturações digitais somente terão validade quando assinadas por um contador.

Portanto, contar com uma empresa especializada para elaboração e apresentação de todas essas obrigações não só dará maior segurança para você, como também permetirá que tenha maior tranquilidade para focar na atividade econômica principal do negócio.

5. Certidões negativas

Engana-se quem acha que para manter as certidões negativas da empresa basta recolher os tributos em dia. Para emissão dos atestados de regularidade junto aos órgãos de fiscalização você precisa além de pagar impostos, cumprir todas as obrigações acessórias que cada ente administra, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

As certidões negativas são essenciais na aquisição de um novo contrato, na participação de uma licitação e em alguns casos para realizar a atividade do seu negócio.

Assim, para que você não seja surpreendido com alguma irregularidade que impossibilite a emissão de uma certidão e acabe perdendo a oportunidade de fechar um grande negócio ou participar de um pregão eletrônico, é fundamental contar com uma empresa parceira, como a LAFS, que além de possuir uma equipe técnica capacitada, fará todos os procedimentos de emissão destes documentos.

Todos esses documentos citados, suas obrigações e outros itens da agenda tributária das empresas precisam receber muita atenção, pois atrasos e erros relacionados a eles são passíveis de multa. Ademais, não mantê-los de acordo com os critérios dos órgãos públicos também deixa a empresa irregular e faz com que suas Certidões Negativas de Débitos sejam emitidas.

Então, preste atenção aos seus documentos fiscais e, se necessário e possível, revise as suas últimas obrigações para ter certeza de que foram cumpridas corretamente. Saiba também como uma contabilidade especializada pode ajudar a regularizar seu negócio e manter as obrigações em dia!

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