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Trabalhista

Guia sobre como realizar a gestão da folha de pagamento corretamente

13 de fevereiro de 2020
gestão da folha de pagamento
Tempo de leitura: 9 minutos

Apesar de muitos gestores não darem a atenção devida a gestão da folha de pagamento, esse ponto gerencial é uma relevante métrica de engajamento profissional dentro da empresa, pois erros podem gerar descontentamento do time, perda de produtividade e, consequentemente, prejuízo nos resultados do empreendimento. Caso você tenha uma empresa e mesmo assim não saiba como realizar o cálculo e gerir a folha, será necessário ficar atento e ficar bem informado para evitar transtornos futuros.

A administração financeira de uma empresa jamais é eficiente sem a correta gestão de folha de pagamento dos funcionários, portanto, para auxiliar na melhor gerência da sua organização e evitar problemas futuramente, preparamos um guia falando tudo sobre folha de pagamento.

Leia nosso post e saiba tudo que é necessário para ter uma gestão eficiente em sua empresa.

1. O que é folha de pagamento

A folha de pagamento é o documento mensal e formal que apresenta todos os fatos de um relacionamento trabalhista entre empregador (empresa) e seus colaboradores. Significando dizer que todos os eventos trabalhistas que acontecem em um mês, como férias, rescisões, faltas, atrasos, horas extras, prêmios e afins, devem ser apurados neste documento. 

Por meio da apuração da folha de pagamento, na identificação das verbas tributáveis e não tributáveis, é calculado todos os tributos incidentes sobre a relação trabalhista. Por isso, a importância de contar com uma assessoria contábil com profissionais experientes e capazes de realizar a folha de pagamento com segurança e respeitando a legislação. 

Aqui na Lafs, por exemplo, para que nossos clientes não tenham qualquer problema de ordem trabalhista, nós realizamos um trabalho conjunto entre os profissionais que apuram a folha de pagamento e o jurídico e a contabilidade, que em momentos distintos auditam a folha de pagamento evitando passivos trabalhistas, erros e prejuízos financeiros. 

Neste sentido, terceirizar os serviços de departamento pessoal com uma Contabilidade estruturada se torna uma verdadeira vantagem competitiva, pois além de contar com o próprio trabalho de apuração da folha de pagamento, você gozará de uma consultoria preventiva e reativa diretamente no dia a dia do seu negócio.

2. Como a folha de pagamento é elaborada

A folha de pagamento deve ser apurada com base na legislação trabalhista, sobretudo, a CLT (Convenção Coletiva de Trabalho) e a CCT (Convenção Coletiva do Trabalho). Pois, são essas as duas normas que estipulam os direitos e deveres do empregado e do empregador.

Entre as informações exigidas na folha de pagamento constam o nome do funcionário, a função executada, o salário bruto e todos os demais eventos que aconteceram na competência de apuração, além dos tributos que incidiram sobre essas verbas.

Para fazer uma folha de pagamento da forma correta, todavia, é necessário seguir algumas etapas. Conheça agora quais etapas são estas:

  • determinar a classe de função do colaborador, respeitando sempre as convenções coletivas e o CBO (Código Brasileiro de Ocupação);
  • apurar a folha de ponto do funcionário com base na jornada de trabalho, que corresponde a apuração de horas extras, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade), descanso semanal remunerado, atrasos e faltas, caso haja;
  • atribuir as verbas incidentes sobre a produtividade, tais como: prêmios, bônus, comissão, etc;
  • incluir os descontos pertinentes aos benefícios oferecidos aos funcionários, como: vale refeição, alimentação e transporte, plano de saúde e odontológico e afins;
  • apurar os tributos incidentes sobre a folha de pagamento e entregar as obrigações acessórias.

Essas são as fases essenciais e exigidas para quem possui folha de pagamento. É primordial perceber que, para acompanhar cada uma delas, o gestor deve compreender detalhadamente todos os dados pertinentes à remuneração do seu colaborador e ao seu comportamento de trabalho durante o mês.

3. Descontos e encargos da folha de pagamento

Para realizar a folha de pagamento corretamente é necessário saber profundamente quais são as obrigações trabalhistas que incidem sobre uma relação trabalhista

Continue lendo nosso guia e saiba o que pode ser descontado de seus colaboradores.

3.1. INSS

O desconto do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizado sobre o valor total da remuneração, aqui entra o salário, 13º salário, horas extras e adicionais. Ele é obrigatório e objetiva assegurar os benefícios da aposentadoria. É possível verificar a porcentagem descontada, por meio da consulta na tabela da previdência social.

O desconto da contribuição para o INSS muda conforme o salário do colaborador. Esses descontos, sobre os vencimentos da folha, podem ser de 8 à 11%, até fevereiro de 2020 e de 8 a 14% à partir de março. É essa contribuição que assegura ao funcionário os benefícios relevantes, como auxílio-acidente, aposentadoria, auxílio-doença, entre outros.

Vale destacar que essa contribuição é meramente um repasse, ou seja, o empregador desconta do empregado e paga ao INSS e não significa um custo à mais para a empresa.

3.2. FGTS

É exigido que sua organização deposite o fundo de garantia por tempo de serviço até o dia 07 de cada mês. O valor do FGTS é referente a 8% da remuneração e tem a função de dar um amparo para o funcionário em caso de doenças, demissão ou até mesmo para investir em moradia.

É importante ressaltar que esse valor é uma despesa obrigatória para a organização e não deve ser descontada do profissional.

3.3. IRRF

O imposto de renda que é retido na fonte é o desconto direcionado ao governo. Ele deve ser descontado na folha e também deve ser declarado pelo funcionário sempre no começo do ano, dependendo do salário. É possível consultar a porcentagem descontada de acordo com a tabela disponível no site da Receita Federal.

4. Importância de fazer a gestão de folha de pagamento de forma correta

É essencial uma boa gestão de folha de pagamento no controle financeiro da empresa. Ela pode comprovar que fez o recolhimento do INSS e de impostos, além do pagamento do salário, benefícios e verbas trabalhistas, por meio desse documento.

Esse controle financeiro, do próprio caixa, tem influência total sobre como realizar a folha de pagamento. Organizações que têm facilidade nessa atividade evitam processos trabalhistas e a quitação de indenizações e multas, preservando seu capital.

Para a instituição, a folha de pagamento tem funcionalidade contábil, fiscal e operacional, além de ser essencial na vida dos funcionários.

5. Práticas indispensáveis para a realização da folha de pagamento

5.1. Defina cargos e salários

Os cargos e salários precisam apresentar estruturas muito bem determinadas para que os profissionais entendam como funciona a estrutura organizacional da empresa e, sobretudo, haja uma equiparação salarial entre funcionários de mesmo cargo e função.

5.2. Calcule as horas trabalhadas

A chave para não errar em adicionais é calcular as horas trabalhadas é o caminho para não errar em possíveis adicionais, como adicionais noturnos e horas extras. Além disso, contabiliza descontos como atrasos, faltas e ausências que não foram justificadas. Tudo deve estar bem detalhado. Um relógio de ponto é uma excelente alternativa para contabilizar sem erros as horas trabalhadas dos seus funcionários.

5.3. Controle as admissões e demissões

Toda organização deve ter um controle sobre suas admissões e demissões. Espantosamente, algumas não se organizam da maneira correta e acabam pagando benefícios para funcionários que já não fazem mais parte do quadro de colaboradores.

O que acontece às vezes também é que outras por não terem um sistema adequado podem acabar “esquecendo” de colocar o novo profissional no sistema de folha de pagamento atrasando seus vencimentos. Causando assim, o descontentamento dos funcionários.

Por esse motivo, antes de pensar em como realizar a folha de pagamento é primordial ter um controle sobre as entradas e saídas da sua organização mensalmente.

5.4. Padronize uma conta salário

É primordial que todos os funcionários abram conta salários, pois há maior segurança para o empregado e você enquanto empregador terá a certeza de que o valor depositado não será destinado para cobrir eventuais débitos bancários, como cheque especial utilizado pelo empregado. 

Inclusive, se o salário é pago em uma conta bancária convencional e o valor é utilizado para cobrir dívidas com o banco, você empregador terá a obrigação de pagá-lo novamente na proporção do débito que foi sequestrado da conta.

5.5. Crie uma rotina de entrega de holerites

Os contracheques têm as referências dos valores e das remunerações que o funcionário receberá naquele mês, como o salário, as gratificações e os benefícios. É de suma importância manter uma rotina para entregá-los aos colaboradores e determinar uma data para realizar o depósito dos pagamentos.

É importante ressaltar que a entrega do demonstrativo deve ser realizada todo mês e consiste em uma obrigação legal da organização. Isso assegura a confiança dos colaboradores em relação à organização e possibilita uma melhor gestão dos recursos da empresa.

6. Erros que não podem ser cometidos ao fazer a gestão da folha de pagamento

6.1. Pagamentos indevidos

Os pagamentos indevidos são os que elevam o valor líquido a ser pago aos funcionários e que, normalmente, não são recuperados totalmente. O crédito de benefícios, como vale-refeição ou vale-transporte para funcionários afastados da sua função devido a acidentes de trabalho, férias ou doenças, é um bom exemplo.

Quando um funcionário se afasta por um dado período, a organização não é obrigada a disponibilizar tais benefícios, exceto se essa vantagem estiver inclusa no Acordo Coletivo ou na Convenção. O mesmo ocorre com erros no processamento da rescisão do contrato de trabalho, ocasionando indenizações maiores do que as verbas devidas.

6.2. Desobediência das legislações trabalhista e tributária

O não cumprimento das leis ocasiona na geração de passivos trabalhistas e aumenta os gastos com a folha de pagamento. Normalmente, isso ocorre quando o software escolhido apresenta falhas na parametrização, trazendo resultados contraditórios.

Por esse motivo, é recomendado que a parametrização seja realizada por profissionais de fato capacitados, que administrem todas as questões trabalhistas e gestão tributária — especialmente, a composição salarial e a existência de descontos sobre cada tipo de verba. De fato, há muitos elementos a serem verificados, como a pensão alimentícia, o descanso semanal remunerado e os adicionais noturnos, periculosidade, de insalubridade, por exemplo.

É importante que o departamento pessoal esteja focado na parte de conhecimento sobre o que a legislação prega, estar por dentro das mudanças na legislação, que é muito complexa. É uma questão de ter gestão efetiva sobre eles e automatizar processos, a fim de que o conhecimento não fique limitado à mente das pessoas.

6.3. Utilizar planilhas ou registros manuais

A utilização de registros manuais e planilhas ainda é um dos principais motivos de erro na folha de pagamento. Esse tipo de controle tem mais riscos, pois não utiliza sistemas paralelos de verificação das fórmulas usadas. Por esse motivo, é recomendado sempre implementar um software de gestão apropriado às demandas da organização e automatizar todo o processo de cálculo.

6.4. Negligenciar as mudanças de leis e acordos

Ocorrem frequentemente mudanças nas leis e nos acordos, e assim, é necessário que o departamento pessoal fique atualizado sobre todas as mudanças. Inclusive, é essencial atentar para interpretação das novas regras, com o objetivo de que os parâmetros sejam colocados corretamente nos sistemas.

É importante citar também a necessidade de preparar os procedimentos internos para o eSocial, que demanda atenção redobrada da empresa.

6.5. Centralizar os dados

É bastante arriscado para a organização deixar todos os dados da folha de pagamento concentradas em somente um computador, pois caso ocorra algum dado com o aparelho, todas as informações podem ser perdidos. Inclusive, é uma péssima ideia manter todo o foco da operação do holerite em somente um colaborador.

Afinal de contas, se ele se desligar da empresa ou tiver algum problema de saúde, os outros profissionais do RH não saberão como nortear as ações e executar a gestão estratégica de RH.

6.6. Falhar na previsão dos custos

Para qualquer organização, a equipe de profissionais é um ativo primordial. Afinal de contas, eles são os responsáveis por manter as suas ações funcionando de forma plena, além de desenvolverem atividades e processos para que seja possível se manter em destaque no mercado. Logo, é necessário prestar muita atenção no pagamento desses funcionários.

Todavia, em algumas situações, é comumente que as organizações tomem decisões erradas e apresentem falhas no planejamento financeiro, descartando a previsão do 13º salário, as premiações e os bônus. Isto ocasiona graves problemas para o negócio, visto que fica muito caro fazer empréstimos para pagar os custos da folha de pagamento.

6.7.Não considerar os extras da folha de pagamento

O holerite não considera somente os vencimentos dos funcionários. Existem vários pagamentos extras aos quais as organizações devem ficar atentas, principalmente em relação às horas extras e a outros possíveis adicionais. A fim de que não ocorra problemas, utilize uma política bem clara para o cálculo das horas.

Inclusive, é essencial comunicar a toda a sua equipe como as horas extras de fato funcionam e como é realizado o cálculo. Com todos os funcionários por dentro do sistema, são reduzidas as chances de erros.

7. Como utilizar a tecnologia para ajudar a diminuí-los

O software de gestão é um grande aliado do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos, pois assegura o backup e o fácil acesso às informações dos colaboradores. Por meio da utilização inteligente da tecnologia, é possível excluir os erros na folha de pagamento.

Assim, fica bem claro a necessidade de uma gestão direcionada para o cumprimento de várias obrigações trabalhistas, impedindo que ocorram passivos trabalhistas, prejuízos financeiros e danos à imagem da empresa.

A fim de que a instituição não dependa somente das pessoas, o importante é automatizar seus processos. Mais simples será a gestão e menores serão esses equívocos, caso haja automatização para assegurar que esses processos impeçam a existência de erros.

A equipe de DP, por meio de um sistema automatizado, possibilitará que o sistema fique responsável pelas ações operacionais da folha de pagamento, o time terá mais tempo para desenvolver a parte estratégica dos processos. Essa ferramenta se atualiza sempre que ocorrerem mudanças no contexto de algum funcionário e fazem backups, com o intuito de evitar que dados sejam perdidos em casos de imprevistos com a rede da organização ou com o computador.

8. Por que a contratação de uma empresa de contabilidade é essencial

Diversos administradores ficam em dúvida sobre a necessidade de ter o auxílio de um contador para manter organizado o sistema de folhas de pagamento. Primeiramente, é importante ressaltar que, para o administrador, é essencial ter controle sobre o pagamento dos colaboradores. Entretanto, organizar a folha vai bem além disso.

Geralmente, conforme a empresa expande, monitorar esses dados começa a se tornar insustentável perante outras prioridades do dia a dia. Nesse cenário, fica mais difícil manter a planilha para registrar salários e as horas de trabalho. Mas qual será a melhor solução?

Uma ótima alternativa é utilizar um sistema de gestão de confiança para emissão da folha, o que é bastante útil para diminuir custos e otimizar o tempo. Assim, é sempre positivo contar com o auxílio de um contador. Ele além de estar apto para lidar com a grande quantidade de dados e informações sobre cada colaborador, conhece em detalhes os números e prazos dos tributos.

Nesse cenário, é possível levar em consideração a contratação de um contador, pois é um grande um investimento. É importante ressaltar que a folha de pagamento é um documento imprescindível e mantê-lo conforme a lei pode auxiliar a evitar dores de cabeça futuramente. Porém, é fundamental realizar uma boa pesquisa antes de contratar um especialista.

Por fim, é muito importante a contratação de uma empresa de contabilidade de confiança e que vai realizar com eficiência a gestão de folha de pagamento. Agora que você já sabe como otimizar esse importante processo, é hora de deixar de lado os processos manuais de cálculos trabalhistas.

Afinal de contas, para tornar sua equipe mais estratégica e evitar problemas com a legislação trabalhista é preciso automatizar automatizar a empresa e tornar a gestão cada vez mais profissional.

Agora que você já sabe como realizar a gestão da folha de pagamento corretamente, entre em contato conosco e conheça nossos serviços. Para tal, basta acessar nossa página!

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