Se pessoas físicas precisam realizar um orçamento anual nos meses finais do ano para garantir a saúde financeira e que imprevistos surgidos não coloque alguém em maus lençóis, o que dirá uma empresa que lida diariamente com a concorrência, custos e despesas, folhas de pagamento, flutuações do mercado e outros fatores.
Isso é necessário porque, quando se tem um conhecimento mais apurado sobre quais recursos podemos contar para realizar investimentos e projetos ao longo do ano, fica mais fácil realizar um planejamento estratégico e traçar metas.
No entanto, toda a dedicação em construir o orçamento anual pode ir por água abaixo se sua estruturação não for realizada de forma adequada e sem está alinhada com a realidade da corporação. Um passo importante para um orçamento bem planejado é aplica-lo no final do ano e realizar um comparativo com os resultados obtidos ao longo do ano.
Além disso, existem outras recomendações importantes para elaborar um bom orçamento anual. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra!
Alinhe o orçamento com o planejamento estratégico
Como você pôde imaginar, o planejamento estratégico é a forma mais inteligente de encaminhar uma corporação para os resultados almejados. Como esse procedimento deve estar alinhado com o orçamento anual, digamos que esse último funciona como um mapa. É ele que vai direcionar onde e como deve ocorrer os investimentos, crescimento e expansão.
Em outras palavras, se o seu orçamento não está satisfatório, não faz o menor resultado adotar um planejamento estratégico que inclui aumento de equipe ou de novos segmentos, certo? O que é preciso no momento é realizar uma contenção de despesas.
Porém, muito cuidado com essa etapa: cortar gastos não significa fazer isso com a força humana da sua empresa. Lembre-se que eles são o segredo de desenvolvimento do seu negócio e sempre existirão processos mais superficiais ou que consomem mais do que o necessário e ainda operam com pouca eficácia. Se for necessário, entenda por onde começar e cuidado com os passos tomados.
Defina os principais indicadores
Os indicadores financeiros servem para avaliar as finanças do negócio em diferentes situações. Nesse caso, é importante oferecer mais destaque as informações dos principais indicadores, principalmente de acordo com comparativos dos resultados do ano passado.
Por exemplo, quais os índices de rotatividade de pessoas – turnover – qual volume de vendas, taxa de crescimento, indicador de expansão e quadro atual existe na sua empresa? Ofereça uma maior atenção para esses indicadores.
Descreva gastos previstos no período
Enquanto as despesas se referem a quantidade que o empreendimento desembolsa com atividades diárias, como manutenções de equipamentos e compra de materiais, os gastos dizem respeito à produção – o que pode ser com a atualização do maquinário ou aquisição de matéria-prima.
Lembre-se ainda que existe o dinheiro desembolsado com investimentos, como saídas de capital e o pagamento de encargos e impostos, que variam conforme a classificação tributária e fiscal da corporação. Não se esqueça também de provisões necessárias para impostos ou outros desembolsos não-recorrentes na empresa.
Uma boa ferramenta de gestão para melhorar a aplicação de recursos e que permite observar e definir o que realmente é importante e faz sentido para a realidade atual do empreendimento é o Orçamento Base Zero, que em linhas gerais analisa os investimentos e gastos da empresa sem utilizar o seu histórico dos últimos anos, projetando sua necessidade e números com base na atualidade, dificultando que ineficiências continuem, ao passo que vícios prejudiciais à saúde financeira da empresa são eliminados.
Estime entradas de finanças
Assim como há a saída de capital para cobrir gastos, despesas etc, espera-se que uma empresa tenha entradas, e isso deve ser estimado para ao longo do ano. Para isso, é preciso considerar não apenas o que entra a partir de vendas, mas toda fonte de ganho da empresa.
Isso pode ser a tomada de crédito por empréstimo com outras instituições, aluguel de espaço físico e de equipamentos por outras pessoas etc. Do mesmo modo que a saída deve ser bem estruturada, a entrada deve ocorrer da forma mais genuína possível. Para tal objetivo, ajuda bastante analisar o histórico empresarial e traçar cenários realistas.
Trabalhe com diferentes cenários
Trabalhar com achismos e opiniões sem embasamento quando se trata do orçamento da sua empresa é muito perigoso. Porém, é impossível realizar uma previsão anual 100% verídica. O que ajuda a atenuar as consequências dessa imprevisibilidade é trabalhar com diferentes cenários e criar diferentes estratégias de lidar com cada um deles.
Por exemplo, há o cenário otimista em que as projeções de receitas e gastos como o próprio nome sugere, mostram exatamente o que você quer. Se isso for confirmado ao longo do próximo ano, os resultados podem ser bastante satisfatórios e você poderá aplicar suas metas com mais tranquilidade.
Caso ocorra um cenário pessimista, é preciso pensar em qual seria a receita mínima mensal para cobrir as despesas não só fixas, mas também as variáveis de sua corporação. Considere essa possibilite e trabalhe em estratégias para alcançar pelo menos, o mínimo possível para manter as contas em ordem.
O cenário realista pode não ser tão diferente e ainda há pouca folga no orçamento. Ou seja, existem inúmeras possibilidades e é necessário saber lidar com cada uma delas.
Insira metas e métricas no orçamento anual
Todo planejamento do orçamento exige metas, são elas que impulsionam o desenvolvimento e a produtividade. Por essa razão, não faz sentido isolá-las do orçamento empresarial. Por esse motivo, existem métricas específicas que auxiliam no setor financeiro da sua corporação. Confira abaixo algumas delas.
Meta de margem de lucro
A margem de lucro pode ser bruta ou líquida. Na Bruta mede-se o quanto o empreendimento lucraria com a venda se não houvesse outras despesas, além da despesa com as compras referentes às mercadorias que foram vendidas. Vale destacar que em empresas prestadoras de serviço a margem bruta não faz sentido, visto que não compram de ninguém os serviços que prestam.
Já a margem líquida, exprime o lucro auferido pela empresa, após os impostos, em relação à receita. Esse indicador mostra de forma clara a ilusão que muitos leigos possuem acreditando que faturamento é
Expectativa da receita
Como o próprio nome já diz, refere-se a o quanto você espera receber da sua empresa no ano seguinte.
Índice de endividamento
A conta basicamente contabiliza o total de capital de terceiros dividido pelos ativos totais da empresa. O resultado disso deve ser multiplicado por 100.
Custos fixos
São as despesas que pouco variam mês a mês, como aluguel, limpeza, internet e segurança etc.
Custos variáveis
São as despesas com maior probabilidade de sofrerem variação, com base em eventualidades e na demanda. Por exemplo, consertos, matérias-primas, substituições de materiais etc.
Avalie resultados por períodos
Como o orçamento anual não é uma projeção estática, não faz sentido não realizar um controle e monitoramento periódico sobre ele para garantir bons resultados. Esse controle pode ocorrer a cada três ou seis meses. Além disso, também é importante realizar comparativos dos resultados finais. Assim, é possível mudar os planos em tempo hábil e saber quais pontos precisam ser otimizados a cada período.
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