As rotinas de departamento pessoal podem consumir uma grande fatia do orçamento de uma empresa. pois se mal organizada e sem contar com profissionais com domínio da legislação trabalhista, a apuração da folha de pagamento e as demais rubricas incidentes sobre a relação de trabalho, como: férias, décimo terceiro e hora extra, acabam sendo calculados de maneira errada.
Isso acontece porque é esse o setor responsável por gerenciar o custo trabalhista da mão de obra já contratada, lidando com os processos formais comuns a todos os cargos em uma organização.
Muitas empresas sofrem com reclamações trabalhistas exatamente pela ineficiência desse setor, que demanda enorme atenção e acompanhamento diário, tanto da equipe técnica como dos próprios administradores da empresa.
Um equívoco muito comum é achar que o DP, como é mais conhecido, faz o mesmo trabalho que o setor de Recursos Humanos. Embora existam empresas em que as nomenclaturas e funções se confundam, é certo que se tratam de setores distintos.
O RH está ligado às políticas de contratações e definição de competências para os cargos dispostos, diferentemente do departamento pessoal, que, como vimos, cuida das formalidades e dos cálculos trabalhistas. É esse o setor cujas funções vamos conhecer agora e apontar as vantagens percebidas ao terceirizá-lo. Acompanhe com muita atenção!
1. Mapeamento do custo no Recrutamento e seleção
Uma vez que o RH tenha alinhado com o gestor da área a necessidade de um novo profissional e o perfil desejado, é a vez do departamento pessoal adotar um importantíssimo papel gerencial, que é o de realizar o custo trabalhista incidente sobre essa nova contratação.
Engana-se quem acha que o custo da empresa é só salário, você quanto empresário deve ter em mente que cada profissional contratado terá um custo de 40 a 50% à mais do salário contratual.
Somente com o mapeamento do custo total você terá condições de aprovar a contratação de maneira estratégica e segura. Muitos empresários que ignoram esse importante passo do processo, não se organizam e acabam por ter dificuldades financeiras para cumprir seus compromissos trabalhistas.
Por isso, cada vez mais micro e pequenas empresas estão terceirizando esse importante setor da empresa, pois são vários os benefícios da assessoria trabalhista de uma empresa especializada e experiente, tanto no levantamento de custos, quanto na aplicação da lei de maneira correta.
2. Admissão de colaboradores
Finalizado o processo seletivo e feitos os ajustes internos para que a nova contratação seja efetivada, é hora de materializar a admissão de um novo colaborador conforme as normas do Direito Trabalhista.
Nessa etapa são realizados os exames médicos admissionais, o preenchimento de formulários para recebimento de possíveis benefícios e outras rotinas inerentes a uma contratação.
Uma parte bem significativa nessa etapa é o levantamento da documentação do funcionário, pois qualquer esquecimento gera transtornos operacionais, bem como prejuízos em eventuais fiscalizações do Ministério do Trabalho.
A partir de julho de 2018, o domínio sobre esse procedimento será ainda mais importante, pois com a implementação do eSocial para micro e pequenas empresas, as informações passadas ao fisco serão ainda mais completas e analisadas pelo fisco.
3. Apuração da folha de pagamento
A apuração da folha de pagamento, dentre as rotinas do departamento pessoal, é que demanda maior atenção e capacidade técnica da equipe, pois se faz necessário total domínio sobre os procedimentos, a lei, as convenções coletivas de trabalho e os eventos que movimentam a empresa, como horas extras, faltas, adicionais, gratificações, comissões, entre outros, que se não computados prejudicam não só o funcionário, como a empresa.
O funcionário ao receber sua remuneração à menor pode entender que não foi erro e sim má-fé, falta de compromisso, ou o pior, ficar calado por medo ou vergonha de ser mal interpretado e punido no futuro, o que inevitavelmente faz com que sua empresa perca credibilidade.
Aqui, cabe esclarecer um apoio importante que o departamento pessoal deve possuir para adoção das melhores práticas trabalhistas no dia a dia. Estamos falando da assessoria jurídica, que se bem alinhada com a equipe técnica do DP, não só ajusta erros como trabalha de maneira preventiva, conforme os ditames da lei trabalhista.
4. Desligamentos e avaliações
Depois de encerrada uma seleção e concretizada a aquisição de um novo empregado, inicia-se um novo ciclo, dessa vez voltado para a avaliação — afinal, não basta apenas contratar e esperar que tudo se resolva por si só.
Pessoas estão sujeitas a oscilações em suas performances profissionais, portanto, o rendimento de cada colaborador deve ser periodicamente avaliado pelo departamento de Recursos Humanos, através de ferramentas eficientes, comparando se a produtividade do funcionário está de acordo com os custos esperados para o cargo, facilitando novas decisões da empresa quanto a treinamento, deslocamento para outra função e demais decisões para o sucesso de todos.
O departamento pessoal também cuida dos processos demissionais caso o empregado apresente resultados abaixo da média nas avaliações periódicas.
Esse breve resumo das atribuições de um DP permitem visualizar sua complexidade e dimensionar a quantidade de recursos que suas atividades exigem. Não seria mais apropriado se sua empresa contasse com uma contabilidade especialista no assunto e você tivesse mais tempo pro desenvolvimento do seu negócio?
Ao mesmo tempo, além do foco direcionado a atividade econômica principal do negócio, você ganhará com uma estrutura de departamento pessoal de uma empresa experiente e que possui profissionais multidisciplinares.
Naturalmente, isso representa riscos menores, já que sua empresa terá não só o apoio trabalhista, como o jurídico e contábil em uma única empresa.
Esses são motivos mais do que suficientes para colocar a terceirização como uma aliada estratégica, capaz de solucionar de maneira inteligente suas demandas. Com rotinas de departamento pessoal mais ágeis, seu negócio pode se dedicar ao que realmente interessa: o desenvolvimento de produtos e serviços melhores!
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