Muitos empreendedores e gestores se perguntam de que forma podem tornar mais prático e produtivo o escopo de trabalho dos seus colaboradores, e a resposta é simples: implementando tecnologias corretas em sua rotina profissional. Por meio de mudanças fáceis e acessíveis, a empresa pode obter resultados excepcionais, tornando os seus processos muito mais dinâmicos e eficientes.
A tecnologia traz uma gama imensa de possibilidades a todos os setores da economia, proporcionando ao gestor e empresário meios muito mais vantajosos de otimizar seu tempo e, consequentemente, seus resultados.
A verdade é que se você não “abraça” essas mudanças, perde também os benefícios que elas podem proporcionar. Daí a importância de se manter atento às novidades e nunca se esquecer da famosa citação de Benjamin Franklin: Tempo é dinheiro.
No mundo de hoje, com a competição que se encontra no mercado como um todo, saber administrar o tempo e o escopo de trabalho da equipe determina o sucesso de uma empresa.
Big Data, computação em nuvem – cloud computing -, virtualização de dados e telefonia móvel são algumas das soluções de Tecnologia da Informação (TI) capazes de auxiliar esse processo. Mas é preciso lembrar que sozinhas elas não fazem milagres. Cabe a organização e, principalmente, aos seus gestores buscar inovação e fazer o melhor uso delas de acordo com o escopo de trabalho de cada colaborador da equipe.
Para lhe ajudar, reunimos aqui algumas dicas de como inserir soluções tecnológicas no dia a dia da sua empresa, de forma que seus funcionários consigam reduzir o tempo gasto com tarefas simples. Confira!
Aplicativos que facilitam o controle e a distribuição das atividades
Um dos principais ganhos na incorporação da tecnologia para a organização do escopo de trabalho está na possibilidade de controlar melhor o tempo gasto em atividades cotidianas e otimizar a própria execução dessas atividades.
Diversas ferramentas, aplicativos e serviços virtuais (algumas delas gratuitas) estão disponíveis para aumentar a performance dos profissionais nas empresas: no gerenciamento das tarefas diárias, na criação de apresentações, na diminuição de horas gastas em determinadas demandas e até com atividades que não estão ligadas diretamente à profissão, mas que de alguma forma aumentam a motivação pessoal. Alguns exemplos dessas soluções são o Trello, Todoist e Asana.
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Aplicativos de reuniões online e videoconferências
Hoje, o mercado também oferece diversas opções de aplicativos para realizar reuniões virtuais que permitem conectar pessoas que podem, além da comunicação por voz, compartilharem vídeo, arquivos e informações.
Uma boa opção para reuniões é o compartilhamento de tela, que permite a apresentação de projetos com maior facilidade.
Esses aplicativos podem ser instalados em computadores, tablets e smartphones, proporcionando interatividade e facilidade de comunicação. Alguns exemplos desse tipo de ferramenta são: Skype, Meetingburner, Webex, Videochamadas de Facebook etc.
Softwares de planejamento
A organização é o ponto chave para qualquer programa de planejamento. Não é surpreendente que o andamento de alguma tarefa fique prejudicada por conta de atrasos, perda de prazos ou falta de visualização.
Os softwares de gestão foram feitos para isso: organizar os processos internos da empresa alinhando as atividades de cada membro do time, de modo a expandir o conhecimento sobre a tarefa e, com isso, determinar um cronograma de execução factível a realidade da equipe, aumentando substancialmente a responsabilidade sob cumprimento dos prazos.
De tal modo que, com o mapeamento destas atividades e desenho dos procedimentos, a performance da equipe aumenta exponencialmente e você terá maiores facilidades de escalar o negócio, já que maior agilidade no cumprimento dos prazos não só diminui o custo da operação, como também melhora a qualidade do serviço.
Sua grande vantagem é a utilização entre equipes, trazendo uma ferramenta interativa para o cotidiano da organização. Quando há falhas ou atrasos, o histórico de movimentação dentro do programa torna possível a identificação do erro, facilitando a correção.
Computação na nuvem
A computação na nuvem chegou com tudo e a maior vantagem é que possibilita o acesso remoto a aplicativos, sistemas e programas por meio da internet e armazena os dados com segurança.
Existem aplicações que proporcionam um limite grátis de armazenamento, permitem compartilhar arquivos com simplicidade e agilidade, além da possibilidade de visualizar e editar arquivos. Os mais comumente utilizados são Google Drive, One Drive e Dropbox.
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Saiba como escolher a ferramenta correta
Antes de partir para a escolha propriamente dita, cabe ao gestor avaliar os pontos que trarão um maior impacto em seus resultados e na sua busca pela otimização do escopo de trabalho de seus colaboradores.
A avaliação dos indicadores de performance, bem como a identificação de brechas de atuação e pontos de melhoria são tarefas fundamentais para identificar quais produtos e serviços melhor se encaixam na realidade da sua empresa, produzindo um efeito mais eficaz em termos de uso do tempo e redução de custos.
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